1099 für selbständige Auftragnehmer:innen im Ausland? Voraussetzungen für die Einstellung und Bezahlung ausländischer Arbeitskräfte

Auch in Zukunft werden US-Firmen sich im Ausland nach Arbeitskräften umsehen. Laut U.S. Bureau of Economic Analysis beläuft sich die Zahl der ausländischen Beschäftigten auf weltweit mehr als  42,5 Mio. Personen. Einerseits kann durch weltweite Personaleinstellung der Bedarf an Arbeitskräften gedeckt werden, anderseits gehen Unternehmen unter Umständen ein Risiko ein, wenn sie auf eine wichtige Gruppe ausländischer Arbeitskräfte zurückgreifen: auf selbständige Auftragnehmer:innen. Ein laxer Umgang mit lokalen arbeitsrechtlichen Vorschriften kann erhebliche Bußgeldzahlungen und Strafen nach sich ziehen.

Zur Klarstellung: Selbständige Auftragnehmer:innen im Ausland, die nicht aus den USA stammen, sind keine 1099-Arbeitskräfte. Da aber „1099“ die Bezeichnung der US-Finanzbehörde IRS für selbständige Auftragnehmer:innen in den USA ist, assoziieren US-Unternehmen „1099“ möglicherweise mit allen selbständigen Auftragnehmer:innen, egal wo diese sich befinden. Der IRS verlangt jedoch nicht, dass ein Unternehmen Steuern von internationalen selbständigen Auftragnehmer:innen einbehält oder deren Einkommen meldet, wenn diese Personen keine US-Bürger:innen sind und die Arbeitsleistungen außerhalb der USA erbracht werden. Das Einreichen des Formulars 1099 ist nur erforderlich für:

Unabhängig von der Terminologie haben internationale selbständige Auftragnehmer:innen zahlreiche Vorteile für US-Unternehmen:

Neben den Vorteilen, die internationale selbständige Auftragnehmer:innen mit sich bringen, gibt es auch Risiken, wenn man sich ihrer bedient. Zu den größten Nachteilen gehören vor allem die Unsicherheiten, die mit der Beauftragung von selbständigen Auftragnehmer:innen in einem Land verbunden sind, mit dem die Unternehmensführung nicht vertraut ist. Außerdem, und das ist vielleicht noch wichtiger, besteht die Gefahr, dass man mit den Arbeits-, Steuer- und Sozialleistungsgesetzen des jeweiligen Landes in Konflikt gerät. Die falsche Statuszuordnung von selbständigen Auftragnehmer:innen kann zu hohen Bußgeldern, Strafen und Nachzahlungen an die selbständigen Auftragnehmer:innen führen. Um die mit der Einstellung internationaler selbständiger Auftragnehmer:innen verbundenen Risiken zu reduzieren, ist es wichtig, Zugang zu solidem lokalen Wissen zu haben. Das kann die Beauftragung von externen Spezialist:innen bedeuten, die sich mit ausländischen Arbeitsgesetzen und -vorschriften gut auskennen.

Internationale selbständige Auftragnehmer:innen sind Selbständige/freiberuflich Tätige, die einem Unternehmen professionelle Dienstleistungen anbieten. Schlüsselbegriffe sind „selbständig/frei(beruflich)/unabhängig“. Der IRS beispielsweise definiert selbständige Auftragnehmer:innen (independent contractors) wie folgt: „Allgemein gilt, dass Personen dann selbständige Auftragnehmer:innen sind, wenn der Auftraggeber das Recht hat, nur das Ergebnis der Arbeit zu kontrollieren oder anzuweisen, nicht aber, was und wie es zu erledigen ist.“ Andere Länder haben ihre eigenen Gesetze und Vorschriften zur Unterscheidung zwischen Arbeitnehmer:innen und selbständigen Auftragnehmer:innen, aber das Merkmal „selbständig/frei(beruflich)/unabhängig“ ist oft ein zentraler Aspekt. Unternehmen, die mit selbständigen Auftragnehmer:innen im Ausland zusammenarbeiten, können an mehreren wichtigen Fronten auf Hindernisse stoßen: Sie steuern direkt die Arbeit der selbständigen Auftragnehmer:innen. Wenn das beauftragende Unternehmen und nicht die selbständigen Auftragnehmer:innen den Zeitplan, die Struktur, die Herangehensweise und andere Parameter eines Projekts oder der Arbeitsausführung vorgeben, kann es sein, dass den selbständigen Auftragnehmer:innen ihr Selbständigkeitsstatus aberkannt wird und sie von den lokalen Behörden als Arbeitnehmer:innen eingestuft werden. Die selbständigen Auftragnehmer:innen werden wie Arbeitnehmer:innen behandelt. Jeder Versuch des Unternehmens, selbständigen Auftragnehmer:innen Spesen zu erstatten, Computer, Telefone oder andere Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen, berufliche Fortbildung zu bezahlen oder zur Verfügung zu stellen oder bezahlten Urlaub und Sozialleistungen zu gewähren, führt nach ausländischen Gesetzen möglicherweise ebenfalls zu einer Einstufung als „Arbeitnehmer:innen“. Unternehmen, die Selbständige im Ausland beauftragen, sollten auf die spezifischen Kriterien achten, die dazu führen können, dass eine ausländische Behörde selbständige Auftragnehmer:innen als vollwertige Arbeitnehmer:innen betrachtet:

Für US-Unternehmen, die alle steuer- und arbeitsrechtlichen Vorgaben einhalten wollen, ist daher das richtige Vorgehen im Zusammenhang mit Selbständigen von entscheidender Bedeutung. Wenn eine ausländische Behörde selbständige Auftragnehmer:innen als Arbeitnehmer:innen betrachtet, muss das einstellende Unternehmen möglicherweise nicht nur seine Gehalts- und Steuerstruktur für seine Beschäftigten ändern, sondern ihm können auch Bußgelder und Strafen wegen Scheinselbständigkeit auferlegt werden.

Um die Vorschriften in Bezug auf selbständige Auftragnehmer:innen im Ausland einzuhalten und kostspielige Fehler zu vermeiden, sollten Unternehmen die folgenden Schritte ergreifen: Stellen Sie sicher, dass der Vertrag klar ist. Die selbständigen Auftragnehmer:innen müssen selbst alle Einkünfte melden und sich um ihre Steuern kümmern. Als beauftragendes Unternehmen sind Sie rechtlich nicht verpflichtet, diese Angelegenheiten für selbständige Auftragnehmer:innen zu regeln. Trotzdem ist es immer eine gute Idee, in dem Vertrag zwischen dem Auftraggeber und den selbständigen Auftragnehmer:innen die Einkommens- und Steuerpflichten klar festzuhalten. Im Allgemeinen ist es in einem solchen Fall in Ordnung, einen US-Vertrag zu verwenden, wichtig ist aber, dass spezifische lokale Arbeitsvorschriften und -gesetze in den Vertrag aufgenommen werden, wenn dies erforderlich ist. Darüber hinaus ist es wichtig, Klauseln in den Vertrag aufzunehmen, mit denen das geistige Eigentum Ihres Unternehmens geschützt wird. Je nach lokaler Gesetzgebung können selbständige Auftragnehmer:innen Rechte am geistigen Eigentum für die von ihnen geschaffenen Arbeiten geltend machen, wenn dies im Vertrag nicht ausdrücklich anderweitig geregelt ist. Das beste Mittel, Ihr Unternehmen zu schützen, besteht darin, in einem Vertrag eindeutig festzuhalten, dass das geistige Eigentum für alle Arbeiten, die selbständige Auftragnehmer:innen für Ihr Unternehmen ausführen, bei Ihnen verbleibt. Kümmern Sie sich um die Bezahlung und klären Sie Zuständigkeiten für Meldepflichten. Sobald Sie jemanden eingestellt und korrekt als internationale freie Kraft eingestuft haben, müssen Sie Vorkehrungen für die Bezahlung der freien Kraft treffen. Dieser Bezahlprozess wird in der Regel über die Kreditorenbuchhaltung abgewickelt, wobei internationale selbständige Auftragnehmer:innen fristgerecht eine Rechnung für die geleistete Arbeit einreichen müssen. Wie bereits erwähnt, sind selbständige Auftragnehmer:innen selbst für ihre Steuer- und Sozialversicherungsangelegenheiten verantwortlich. Informieren Sie sich über die Steuergesetze. Im Großen und Ganzen muss das beauftragende Unternehmen selbständigen Auftragnehmer:innen kein IRS-Formular 1099 ausstellen, wenn die selbständigen Auftragnehmer:innen nicht in den USA ansässig sind. Ein US-Unternehmen, das selbständige Auftragnehmer:innen im Ausland beauftragt, sollte den ausländischen selbständigen Auftragnehmer:innen jedoch ein IRS-Formular W-8BEN aushändigen und sicherstellen, dass die selbständigen Auftragnehmer:innen dies vollständig und korrekt ausfüllen, unterzeichnen und datieren. Das W8BEN wird nicht beim IRS eingereicht, sollte aber vom beauftragenden Unternehmen aufbewahrt werden, um den ausländischen Status der Auftragnehmer:innen zu bescheinigen, falls der IRS Fragen dazu hat, warum keine Steuern und Abgaben einbehalten wurden. Informieren Sie sich über potenzielle Strafen für die falsche Einstufung von Beschäftigten im Ausland. Eine falsche Einstufung von Beschäftigten kann zu Geldbußen, möglichen Nachzahlungen von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen oder sogar zu Gefängnisstrafen führen. Ein Beispiel:

Eine weitere Möglichkeit, Beschäftige in Ländern einzustellen, in denen Sie noch keine Niederlassung haben, ist ein globaler Employer of Record, manchmal auch als internationaler PEO oder globales PEO-Modell bezeichnet. Diese Option ist weniger riskant als die Beschäftigung internationaler selbständiger Auftragnehmer:innen gemäß 1099, da die Verantwortung für die Einhaltung aller Steuer- und Arbeitsgesetze des Landes auf den Employer of Record übergeht. Als Kunde eines Employer of Record können Sie die Arbeitsleistung von Beschäftigten im Ausland nutzen und deren tägliche Arbeit steuern, während sich der Employer of Record um den Arbeitnehmerüberlassungsvertrag, Fragen des Personalwesens, Gehaltszahlungen und die Einhaltung der Vorschriften für die weltweite Beschäftigung kümmert. Darüber hinaus ist das Employer-of-Record-Modell preiswerter – sowohl in finanzieller als auch in zeitlicher Hinsicht – als die Gründung einer Tochtergesellschaft im Ausland. Die einzigen Kosten, die dem Unternehmen entstehen, sind die Honorare für den Employer of Record, die nur einen Bruchteil der Kosten ausmachen, die für die Gründung einer Niederlassung in einem fremden Land anfallen. Außerdem reduziert sich der Zeitaufwand erheblich, da ein Employer of Record Beschäftigte je nach Land innerhalb weniger Wochen einstellen kann. Erfahren Sie mehr über unsere bahnbrechende Employer-of-Record-Lösung, Global Employment Outsourcing (GEO), wie sie die Einhaltung von ausländischen arbeitsrechtlichen Vorschriften erleichtern kann und verhindert, dass Ihr Unternehmen die mit internationalen selbständigen Auftragnehmer:innen verbundenen Risiken eingehen muss. Kontaktieren Sie uns noch heute , um mit unseren Global Solutions Advisors zu sprechen.