Bei Fusionen und Übernahmen (M&A) ist ein reibungsloser Übergang von entscheidender Bedeutung, um positive Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehungen, einen ununterbrochenen Betrieb und finanziellen Erfolg sicherzustellen. Zwei fusionierende Unternehmen nutzen häufig eine Vereinbarung über Dienstleistungen beim Betriebsübergang (VDB), um interne Abläufe wie HR, Payroll und andere wichtige Funktionen zu planen, durchzuführen und zu überwachen. Diese Art von Vereinbarung ist besonders wichtig für international tätige Unternehmen, die Belegschaften aus verschiedenen Ländern zusammenführen, da die zu beachtenden arbeitsrechtlichen Vorschriften sehr komplex sind.
Was sind Vereinbarungen über Dienstleistungen beim Betriebsübergang (VDB)?
Vereinbarungen über Dienstleistungen beim Betriebsübergang (VDB) sind Verträge, in denen festgelegt wird, welche Dienstleistungen ein veräußertes Unternehmen weiterhin für das erwerbende Unternehmen erbringen wird, während die Unternehmen fusionieren. Eine VDB enthält auch einen detaillierten Plan für den gesamten Prozess, einschließlich der Zeitpläne für den Übergang. VDBs sind besonders nützlich für Kernfunktionen von Unternehmen wie HR und Payroll. Höchstwahrscheinlich handhaben der Erwerber und der Veräußerer Vorgänge in folgenden Bereichen unterschiedlich:
- Payroll (Gehaltsbuchhaltung)
- Arbeitgeber- und Sozialleistungen
- Einstellung, Onboarding und Kündigung
- Interne Konfliktlösung
So profitiert Ihre HR-Abteilung von einer VDB
Auch wenn Vereinbarungen über Dienstleistungen beim Betriebsübergang in erster Linie für Finanz- und operative Funktionen abgeschlossen werden, haben sie auch Vorteile für Personalabteilungen, die direkt mit den Beschäftigten beider Unternehmen zusammenarbeiten, um Fluktuation zu verhindern und die Einhaltung von Arbeitsgesetzen sicherzustellen. Mit einer VDB für HR stellen Sie Folgendes sicher:
- Beruhigung der Beschäftigten. Wenn die Nachricht über eine Übernahme in einem gekauften Unternehmen die Runde macht, führt dies häufig zu Unruhe bezüglich der Sicherheit des Arbeitsplatzes oder interner Prozesse wie Gehaltsabrechnung, Löhne und Arbeitgeberleistungen. Wenn den Beschäftigten offizielle Übergangsleitlinien zur Verfügung gestellt werden, trägt dies dazu bei, Stress zu reduzieren, präventive Kündigungen zu verringern und Stabilität in der Personalarbeit zu vermitteln.
- Gesetzeskonformer Betriebsübergang. Eine starke, effektive VDB sollte alle Compliance-Änderungen enthalten, mit denen sich jedes der Unternehmen in Bezug auf Arbeitsgesetze, Umgang mit Arbeitgeberleistungen, rechtlichen Schutz der Beschäftigten usw. befassen muss. Das gilt insbesondere für internationale Fusionen und Übernahmen.
- Realistische Zeitpläne. Unternehmen, die im Rahmen einer VDB fusionieren, können wichtige Schritte des Übergangsprozesses nach einem vorher festgelegten Zeitplan umsetzen.
- Vertragliche Vergütung. VDBs geben vor, wie jedes Unternehmen das andere für die HR-Übergangsarbeit vergüten wird, indem Richtlinien für Tarife, Überstunden und Zahlungsmodalitäten festgelegt werden.
Überlegungen für die Erstellung einer VDB für HR-Prozesse
Welche HR-Elemente sollten Sie während des M&A-Prozesses bei der Ausarbeitung einer VDB berücksichtigen? Lassen Sie uns einige Überlegungen für eine effektive, für beide Seiten vorteilhafte VDB anstellen.
Zeitpläne für Verträge
Der Zeitplan für einen Übergang der HR sollte so detailliert wie möglich sein. Um sich erreichbare Ziele zu setzen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie Folgendes berücksichtigen:
- Wie lange dauert die Abwicklung der Gehaltsabrechnungen und -zahlungen in jedem Abrechnungszeitraum?
- Wie wirkt sich das Onboarding auf die Abwicklung der Gehaltsabrechnungen und -zahlungen aus?
- Wie viel Zeit wird pro Monat für die Compliance-Aktivitäten, die Verwaltung von Arbeitgeberleistungen, die Lösung interner Konflikte und die Ausarbeitung von Ergänzungen oder Änderungen von HR-Richtlinien aufgewendet?
Sobald Sie ein klares Bild davon haben, wie lange die einzelnen HR-Prozesse dauern, erhöhen bzw. verringern Sie diesen Zeitrahmen für das erwerbende Unternehmen bzw. das erworbene Unternehmen. Außerdem sollten Sie für die einzelnen Aufgaben Fristen festlegen, die so weit wie möglich ins Detail gehen und Folgendes beinhalten sollten:
- Übergabe und Erhebung von Informationen über neue Mitarbeiter:innen
- Austausch aller relevanten Compliance-Informationen zwischen den Unternehmen
- Verteilung von HR-Richtlinien
- Änderung und Veröffentlichung aktualisierter Einstellungs- und Kündigungsrichtlinien
- Umstellung der Erbringer von Arbeitgeber- und Sozialleistungen
- Ausstellung von Anträgen auf Versetzung oder Neuzuordnung
Integration von HR-Dienstleistungen
Eine wirksame VDB sollte beschreiben, wie die Unternehmen die Integration von externen Anbietern von HR-Dienstleistungen planen und einen Zeitplan für diesen Benchmark erstellen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise einen Managed-Payroll-Anbieter nutzt oder internationale Arbeitskräfte über einen Employer-of-Record-Anbieter beschäftigt, stellt sich die Frage, welche Auswirkung ein Betriebsübergang auf diese Partnerschaften haben wird. Vergessen Sie außerdem nicht, einen Plan für den Übergang von Arbeitgeberleistungen zu erstellen. Wie sollen die beiden Unternehmen bei der Verwaltung der Krankenversicherung, den Beiträgen zur Altersvorsorge und bezahlter Freizeit verfahren? Die Personalabteilung muss die Beschäftigten über die neuen Dienstleister sowie alle zusätzlichen Leistungen, die die Beschäftigten infolge der Fusion erhalten werden, informieren.
Leistungsstandards
Beide Unternehmen sollten eine Reihe von Leistungsstandards erarbeiten, an denen der Erfolg der Umstellungsaktivitäten der HR gemessen werden kann. Berücksichtigen Sie die folgenden Metriken:
- Einhaltung erwarteter Fristen
- Mitarbeiterbindung
- Bearbeitete Anträge auf Versetzung und Neuzuordnung
- Erreichte Compliance-Benchmarks
- Durchgeführtes Onboarding von Drittanbietern (sofern zutreffend)
In der VDB sollte festgelegt werden, wie diese Metriken erfasst werden, wer sie überwacht und wie auf Abweichungen von den erwarteten Benchmarks reagiert wird. Beide Unternehmen sollten auch Ziele für jeden Standard festlegen und vereinbaren. Beispielsweise sollten beide Unternehmen alles in ihrer Macht Stehende tun, um die Kündigung von Beschäftigten zu verhindern. Beispielsweise können beide Personalabteilungen vereinbaren, dass es maximal 10 Kündigungen geben soll. Die Erstellung von Leistungskennzahlen bietet Vorteile für beide Seiten. Beide Personalabteilungen sind vertraglich verpflichtet, gemeinsam auf die Erreichung der vereinbarten Ziele, Fristen und Standards hinzuarbeiten.
Schutz und Sicherheit von Daten
Wie in jedem anderen Bereich eines Unternehmens sind Vertraulichkeit und Datenschutz auch für die Personalabteilung von entscheidender Bedeutung. Fusionierende Unternehmen können sich mit einer Vielzahl von Datensicherheitsszenarien konfrontiert sehen und müssen neue Richtlinien zum Schutz der vertraulichen Daten ihrer Beschäftigten entwickeln. Beide Unternehmen sollten offen über ihre Verfahren sprechen, um eine optimale Politik zum Schutz privater Mitarbeiterdaten zu entwickeln, wie:
- Von der Regierung zugewiesene Identifikatoren
- Informationen zu Banken, Versicherungen und Rentenkonten
- Private Informationen, die in medizinischen Notfallakten gespeichert sein können
- Höhe der Bezahlung und Arbeitgeberleistungen
- Benutzernamen und Passwörter für vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Computer und Software
Zahlungen
In vielen Fällen entschädigt das erwerbende Unternehmen das erworbene Unternehmen für die Zeit, die es für die Bearbeitung von VDB-bezogenen Aufgaben aufwendet. Da HR-Prozesse in der Regel einen großen Teil der VDB-Maßnahmenliste ausmachen, sollte die Personalabteilung eng mit der Finanzabteilung zusammenarbeiten, um angemessene Vertragssummen, Zahlungsfristen und Richtlinien für den Fall von Überschreitungen festzulegen. Jede personalbezogene VDB sollte die folgenden Erwägungen in Bezug auf Zahlungen enthalten:
- Anfallende Steuern für erbrachte Dienstleistungen und das Unternehmen, das sie zahlt
- Überlegungen zu Überstunden, Vergütungsmethoden und -sätzen
- Einbeziehung oder Ausschluss von VDB-Dienstleistungen aus dem M&A-Kaufpreis
- Anreize für das Erreichen oder Übertreffen von Benchmarks
Eine im Voraus festgelegte Zahlungsstruktur wird den Übergangsprozess optimieren und beide Parteien dazu anhalten, ihre Aufgaben im Rahmen des Übergangs zu erfüllen.
Der Weg zu einem nahtlosen Übergang
Manchmal ist die Aushandlung und Festlegung von VDBs komplex, aber sie sind oft ein wesentlicher Faktor für den Erfolg einer Fusion oder Übernahme. Wenn es um die HR-Komponenten von Fusionen und Übernahmen geht, kann ein globaler Personalpartner dazu beitragen, dass alle Problemfelder berücksichtigt werden:
- Erfüllung von Anforderungen in Märkten, über die die betreffenden Unternehmen nur wenig wissen
- Integration neuer Systeme mit nur geringer Vorlaufzeit
- Unterstützung einer neuen Belegschaft und deren Schulung in neuen Prozessen