Como empleador, has tomado la (inteligente) decisión de ofrecer flexibilidad en cuanto al lugar desde el que trabajan tus empleados. Después de todo, los trabajadores remotos afirman sentirse un 32% más satisfechos con sus carreras profesionales y, si están contentos, son más productivos. También ayuda a la fidelización de empleados.
Pero, ¿qué pasa si, atendiendo a tu política de trabajo flexible, los empleados desean teletrabajar ? Por ejemplo, desde otro país.
Es algo que pueden hacer, pero hay algunas cuestiones importantes en materia de recursos humanos y nóminas que hay que conocer y planificar, porque con los nómadas digitales, no se aplican las reglas habituales.
Por ejemplo, si te encuentras en Estados Unidos, tu empresa opera dentro de jurisdicciones predefinidas en los niveles estatal y federal, lo que facilita determinar las entidades a las que está obligada a pagar impuestos. En otros países se utilizan estructuras similares. ¿Pero qué pasa si tu empresa está en un país y tus empleados están en otro? Dónde y cómo pagar los impuestos puede llegar a ser algo, digamos, gravoso.
Vamos a sumergirnos en tres áreas a las que prestar mucha atención a la hora de permitir a los empleados teletrabajar desde otro país.
1. Requisitos de visado
Normalmente, para que un trabajador entre en otro país, se le exige obtener un visado de trabajo patrocinado por su empleador. Pero este sistema se diseñó para los empleados que emigraban a un país con el propósito de conseguir un trabajo.
La época de los nómadas digitales es diferente.
En la mayoría de los casos, estos empleados están trabajando para una empresa con sede en su país de origen mientras disfrutan de la libertad de viajar. Aunque van a desempeñar su trabajo, su propósito para estar en un país es el ocio y, por lo tanto, suele estar más relacionado con un visado de turista.
Algunos países permiten a los trabajadores permanecer en sus países con visados de turista mientras trabajan al mismo tiempo para un empleador extranjero. Por ejemplo, Antigua y Barbuda, en el Caribe, incluso ha creado un programa especial de Residencia para nómadas digitales que atiende a este tipo de empleados con una designación especial del visado que requieren. Pero esto no es común en todo el mundo, así que si tus empleados quieren visitar distintos países, conviene conocer los requisitos de visado que exige cada lugar que planeen visitar para asegurar que no se requiera un patrocinio.
2. Impuestos
Cuando una empresa comienza a operar en otro país, se somete a unas leyes de establecimiento permanente. Esto significa que está obligada a pagar impuestos de sociedades en ese país. Debido al riesgo de establecimiento permanente, muchos departamentos de recursos humanos son muy cautos a la hora de permitir que sus empleados trabajen en otros países.
Pero independientemente de si trabaja de forma remota o en la oficina, si las actividades de un empleado están estrictamente relacionadas con la realización de negocios en el mercado de origen, existe poco riesgo de que los viajes de un empleado exijan a una empresa tener una obligación tributaria como sociedad en otro país.
Sin embargo, algunas actividades de los empleados sí podrían poner en riesgo a la empresa, como:
- Realizar trabajos para filiales nacionales o empleadores locales
- Emplear, solicitar o contratar a trabajadores locales
- Prestar servicios o vender mercancías al mercado local
Por ejemplo, si tu empresa tiene un empleado que trabaja en ventas y le animas a entrar en contacto con residentes locales. O si un director creativo que está acostumbrado a trabajar con freelancers solicita ayuda a profesionales locales.
Una posible solución es adelantarse a esta tendencia y preparar una política de nómadas digitales para tu empresa. Deberás establecer qué actividades de trabajo pueden realizarse desde otros países, y cuáles no. Además, conviene hablar con los empleados de cosas como:
- Itinerarios
- Tiempo que pueden permanecer en un país
- Destinos prohibidos debido a sus reglas fiscales complejas o de riesgo
¿Y qué ocurre con la nómina de los trabajadores remotos? Los trabajadores que viajan al extranjero siguen sujetos a impuestos en su país de origen. Salvo que una empresa ya tenga operaciones en el país previsto para el viaje y pueda ofrecer un contrato local y un visado de trabajo. Y corresponderá al empleador deducir estos impuestos a través de retenciones en las nóminas.
3. Clasificación de trabajadores
Teniendo en cuenta la complejidad de la situación tributaria, los empleadores y los empleados remotos podrían verse tentados a convertir al nómada digital en una especie de freelancer. Pero no siempre es la mejor opción.
En primer lugar, los empleados pueden querer o necesitar mantener sus prestaciones (para tener cubierta una endodoncia o ahorrar para la jubilación). Además, muchos empleadores querrán fidelizar a los empleados a tiempo completo para mantener su cultura y estabilidad.
Pero tal vez la razón más importante para pensarse bien si convertir a un empleado que viaja en freelancer sea el riesgo que conlleva una clasificación incorrecta de los empleados, especialmente si va a trabajar en países cuya legislación laboral podemos no conocer bien.
Hay algunas cuestiones generales que debes tener en cuenta y pueden ayudarte a evaluar si tu empleado convertido en freelancer te está poniendo en riesgo de incumplimiento, como:
- Pagarle por el tiempo trabajado en lugar de por proyecto
- El uso de herramientas o recursos de la empresa para realizar un trabajo
- Si presta servicios solo a tu empresa y durante un periodo prolongado
- Si su trabajo diario es gestionado por alguien de tu empresa
Si se cumple alguno de estos puntos, es posible que el gobierno local considere que tu trabajador es un empleado y no un freelancer.
La clave para que un empleado teletrabaje desde otro país
Muchas empresas desconocen bastante las consecuencias de permitir que sus empleados teletrabajen desde otro país. Pero esta práctica ha llegado para quedarse, así que es hora de empezar a entender las implicaciones para recursos humanos. Trabajar desde cualquier lugar será algo cada vez más común a medida que vaya habiendo más empleados que lo soliciten y que las empresas se den cuenta de la ventaja competitiva que ofrecen las políticas de trabajo flexible.
Hay muchas situaciones en las que un empleado puede viajar libremente utilizando un visado de turista mientras teletrabaja, siempre y cuando el empleado no interactúe con la plantilla local (recalquemos esto una vez más).
Pero las empresas internacionales que tengan operaciones en el país de destino del empleado deben consultar las leyes locales en función de sus circunstancias individuales. Lo mismo ocurre con los empleados que tienen intención de permanecer en el país al que viajan más tiempo del que permite un visado de turista tradicional de 90 días.
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