Durante las fusiones y adquisiciones, las transiciones fluidas son clave para mantener una relación positiva entre empleador y empleados, no interrumpir las operaciones y lograr el éxito financiero.
Las entidades que se fusionan suelen utilizar un acuerdo de servicios de transición para planificar, ejecutar y supervisar operaciones internas como RR. HH., nóminas y otras funciones críticas. Este tipo de acuerdo es especialmente importante para las empresas globales que fusionan fuerzas de trabajo de diferentes países debido a la complejidad de las regulaciones de empleo que deben respetarse.
¿Qué son los acuerdos de servicios de transición?
Los acuerdos de servicios de transición son contratos que estipulan los servicios que una entidad vendida seguirá prestando a la entidad compradora mientras las empresas se fusionan. Un acuerdo de servicios de transición también proporciona un plan detallado para todo el proceso, incluyendo los plazos de transición.
Los acuerdos de servicios de transición son especialmente útiles para funciones empresariales básicas como RR. HH. y nóminas. Es probable que las entidades que se fusionen tengan diferentes procesos para gestionar:
- Nóminas
- Complementos y prestaciones
- Contrataciones, incorporaciones y ceses
- Conflictos internos
Cómo puede beneficiar un acuerdo de servicios de transición al departamento de recursos humanos
Aunque un acuerdo de servicios de transición puede ofrecer numerosas ventajas a las funciones financieras y operativas, también puede beneficiar a los departamentos de recursos humanos, que interactuarán directamente con los empleados de ambas entidades para garantizar la fidelización y el cumplimiento de las leyes laborales.
Los acuerdos de servicios de transición relacionados con RR. HH. pueden garantizar lo siguiente:
- Tranquilidad de los empleados. Cuando los empleados de la empresa comprada reciben la noticia de una fusión o adquisición, pueden sentir inquietud acerca de su seguridad laboral o de los procesos internos como los calendarios de pago, los salarios y las prestaciones. Facilitar a los empleados unas directrices de transición puede reducir su estrés, disminuir las dimisiones y transmitir estabilidad.
- Transiciones que cumplen las normativas. Un acuerdo de servicios de transición sólido y efectivo debe tener en cuenta cualquier cambio en materia de cumplimiento que cada una de las entidades deba abordar en relación con las leyes laborales, la administración de complementos y prestaciones, las protecciones legales de los empleados y más. Esto es especialmente relevante en el caso de las fusiones y adquisiciones internacionales.
- Calendarios adecuados. Las entidades que se fusionan con un acuerdo de servicios de transición pueden completar los pasos cruciales del proceso de transición siguiendo un calendario preestablecido.
- Compensación contractual. Los acuerdos de servicios de transición describen cómo compensará cada entidad a la otra por el trabajo de transición de recursos humanos, estableciendo políticas sobre los honorarios, horas extra y métodos de pago.
Consideraciones a tener en cuenta a la hora de redactar acuerdos de servicios de transición para los procesos de recursos humanos
Durante los procesos de fusiones y adquisiciones, ¿qué elementos de RR. HH. hay que tener en cuenta al preparar los acuerdos de servicios de transición? Vamos a explorar algunas cuestiones a tener en cuenta para elaborar acuerdos de servicios de transición efectivos y que beneficien a ambas partes.
Plazos
El calendario de una transición de recursos humanos debe ser lo más detallado posible. Para establecer objetivos alcanzables, asegúrate de tener en cuenta lo siguiente:
- Cuánto tiempo se tarda en procesar las nóminas en cada período
- Cómo afecta la incorporación al procesamiento de nóminas
- Cuánto tiempo se dedica al mes a actividades de cumplimiento, administración de complementos y prestaciones, resolución de conflictos internos y redacción de incorporaciones o cambios en las políticas de recursos humanos
Cuando tengas una idea clara de cuánto dura cada proceso de recursos humanos, aumenta o reduce dicho plazo para la empresa compradora y la empresa comprada, respectivamente.
También debes estipular los plazos de las tareas individuales, detallando todo al máximo posible para incluir:
- La transferencia y recopilación de información de los empleados nuevos
- La puesta en común de toda la información de cumplimiento relevante entre entidades
- La distribución de las políticas de RR. HH.
- La modificación y publicación de las políticas actualizadas de contratación y terminación de empleo
- La transición de los proveedores de prestaciones
- La emisión de peticiones de reubicación o reasignación
Las integraciones del servicio de RR. HH.
Un acuerdo de servicios de transición eficaz debe describir cómo planean las empresas integrar a los proveedores de servicios de RR. HH. independientes y crear un calendario para este punto.
Por ejemplo, si una empresa utiliza un proveedor de nóminas gestionadas o emplea a trabajadores internacionales a través de un EOR, ¿cómo se verán afectadas estas colaboraciones durante la transición?
Además, no olvides crear un plan para las transiciones relacionadas con los complementos y las prestaciones. ¿Cómo realizarán las dos entidades la administración de los seguros de salud, aportaciones a planes de pensiones y vacaciones remuneradas? RR. HH. tendrá que orientar a los empleados a los nuevos servicios e informarles sobre cualquier prestación adicional que los empleados vayan a recibir como parte de la fusión.
Estándares de rendimiento
Ambas entidades deben elaborar un conjunto de estándares de rendimiento para medir el éxito de las actividades de transición de los departamentos de recursos humanos. Deben tener en cuenta las siguientes métricas:
- Cumplimiento de los plazos previstos
- Retención de empleados
- Solicitudes de reubicación y reasignación completadas
- Hitos de cumplimiento logrados
- Incorporación completada de proveedores de servicios independientes (si procede)
Los acuerdos de servicios de transición deben estipular cómo se registrarán estas métricas, quién las supervisará y cómo se abordarán las desviaciones de los hitos esperados.
Ambas entidades también deben establecer y acordar metas para cada estándar. Por ejemplo, ambas entidades deberán hacer todo lo que esté en su mano para evitar las renuncias de los empleados; tal vez ambos departamentos de recursos humanos estén de acuerdo en que no se excedan las 10 renuncias.
La creación de métricas de rendimiento beneficia a ambas partes: ambos departamentos de RR. HH. están obligados contractualmente a trabajar juntos para alcanzar los objetivos, plazos y estándares acordados.
Protección y seguridad de datos
Al igual que en cualquier otro departamento de una empresa, la confidencialidad y la protección de datos son fundamentales en RR. HH. La fusión de empresas puede encontrarse con distintas circunstancias relacionadas con la seguridad de los datos y tener que crear nuevas políticas que protejan la información confidencial de los empleados.
Ambas entidades deben hablar con franqueza acerca de sus procedimientos para crear una política óptima para proteger los datos privados de los empleados, como:
- Identificadores asignados por los gobiernos
- Información de cuentas bancarias, seguros y de pensiones
- Información privada que pueda almacenarse en archivos médicos de emergencia
- Salario y prestaciones
- Nombres de usuario y contraseñas de ordenadores y software proporcionados por el empleador
Pagos
En muchos casos, la empresa compradora compensará a la entidad comprada por el tiempo que dedique a la gestión de tareas relacionadas con los acuerdos de servicios de transición. Dado que los procesos de RR. HH. suelen ser una parte importante de los elementos de acción de los acuerdos de servicios de transición, RR. HH. debe trabajar estrechamente con el departamento financiero para determinar las cantidades de los contratos, las fechas de vencimiento de los pagos y las políticas de excedentes.
Cualquier acuerdo de servicios de transición relacionado con RR. HH. debe describir las siguientes cuestiones relativas a pagos:
- Cualquier impuesto aplicable por los servicios prestados y qué entidad los pagará
- Consideraciones sobre las horas extraordinarias, métodos de compensación y tarifas
- Inclusión o exclusión de los servicios relacionados con los acuerdos de servicios de transición del precio de venta de la fusión y adquisición
- Incentivos para alcanzar o superar los hitos
Una estructura de pagos preestablecida racionalizará el proceso de transición y hará que ambas partes se responsabilicen de completar sus tareas de transición.
Allanar el camino para una transición sin problemas
Los acuerdos de servicios de transición pueden ser complejos de negociar, pero suelen ser un elemento clave en el éxito de una fusión o adquisición. En lo que respecta a los componentes de RR. HH. de una fusión o adquisición, un trabajador de la plantilla global puede ayudar a garantizar que se cumplan todas las cuestiones importantes:
- Cumplir con los requisitos de los mercados sobre los que tienen poco conocimiento
- Integrar nuevos sistemas con una experiencia limitada
- Respaldar a nuevos empleados y formarlos en nuevos procesos