La mondialisation n’est plus la chasse gardée des grandes multinationales. De nos jours, il est rare de trouver une chaîne d’approvisionnement, une ligne de production, des équipes de développement ou d’assistance, ou même un modèle de gestion optimisée des commandes, qui ne soient pas internationaux. Cette évolution augmente le nombre d’entreprises qui recrutent des collaborateurs basés dans d’autres payset cela redéfinit souvent les structures même de gestion, les capacités de contrôle et la culture d’entreprise.
Découvrons comment les employeurs internationaux peuvent surmonter les difficultés de la gestion d’effectifs à l’international et la rendre optimale.
Conseils pour gérer des collaborateurs basés à l’étranger
Le télétravail est plus populaire que jamais et cette tendance n’est pas près de s’infléchir. Depuis que les employés qui travaillent à distance profitent, entre autres avantages, d’un meilleur équilibre entre travail et vie privée et d’une productivité en hausse, les employés ont de nouvelles attentes.
Gérer des équipes éparses en augmentation constante tout en offrant à chaque salarié la flexibilité qu’il demande dans son travail peut être un véritable casse-tête pour certains employeurs internationaux. Certains éléments doivent être pris en considération :
- Un éventuel manque de clarté. Il faudra peut-être plus de temps et d’efforts pour s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde concernant les projets, les rôles et les responsabilités.
- La collaboration à travers différents fuseaux horaires. Les membres du personnel dont les fuseaux horaires ne se chevauchent pas aux heures de travail devront peut-être fournir des efforts supplémentaires pour collaborer efficacement.
- Communication. Les différences culturelles et les interactions directes plus rares (parfois même inexistantes) peuvent être source de malentendus.
- Intégrer les nouvelles recrues. Les étapes à suivre pour recruter quelqu’un dans un pays étranger ne sont pas toujours les mêmes, c’est pourquoi des ressources supplémentaires peuvent s’avérer nécessaires pour recruter des équipes réparties partout dans le monde, tout en satisfaisant aux différentes exigences légales.
- Sens de la redevabilité. Certains managers pourront trouver difficile de suivre la productivité de leurs équipes et de leur demander de rendre compte de leur travail lorsque celles-ci travaillent à d’autres endroits et à des heures différentes.
- La culture. Parfois, le fait de travailler à distance ne favorise pas la pleine adhésion des employés à la culture d’entreprise.
Alors comment éviter ces obstacles et y remédier au sein de votre entreprise ?
1. Fixez des objectifs clairs et veillez à ce qu’ils soient visibles de tous les membres de votre équipe.
L’incertitude favorise la confusion et peut conduire à des erreurs évitables qui altèrent la productivité et l’efficacité. Les employés ont besoin de directives claires quant à ce qu’ils ont à faire et doivent connaître la politique de l’entreprise en matière de travail à distance. Les employeurs devront énoncer clairement :
- Les priorités
- Les étapes charnières
- Les objectifs de performance
- Les responsabilités
- Les politiques d’entreprise
Après avoir énoncé leurs attentes, les entreprises internationales devront demander à leurs employés de faire ce qui suit :
- Fournir leurs coordonnées. Les personnes travaillant à distance devront veiller à ce que leurs coordonnées restent à jour et indiquer le meilleur moment pour les joindre.
- Indiquer leurs disponibilités. En cas d’absence prévue durant leurs horaires de travail habituels, les salariés en télétravail devront consulter leur chef d’équipe, responsable hiérarchique ou toute autre responsable ayant autorité. Par ailleurs, si l’entreprise n’impose pas d’horaires de travail fixes, c’est aux employés de faire savoir lorsqu’ils sont disponibles ou ne le sont pas.
- Poser des questions. Encouragez vos équipes distantes à poser des questions au moindre doute sur un sujet. Si vos collaborateurs se sentent à l’aise pour faire part de leurs doutes, ils seront moins enclins aux hypothèses et aux suppositions qui peuvent aggraver les malentendus.
- Exprimer leurs besoins et leurs inquiétudes. Rappelez à vos collaborateurs travaillant à distance qu’ils peuvent vous faire part en toute confiance de leurs éventuelles inquiétudes, notamment au sujet des indemnités de télétravail, et vous demander toute l’aide dont ils ont besoin.
En offrant suffisamment d’opportunités pour vérifier et clarifier les choses entre vous, vous créerez une relation employeur/employé harmonieuse, qui vous permettra d’accéder à de précieuses informations quant aux performances et objectifs de développement personnels de chacun de vos collaborateurs.
2. Favorisez la cohésion en faisant un usage abondant des outils et technologies numériques
Les services et outils numériques sont là pour jeter des ponts entre les équipes internationales, quelle que soit la distance qui les sépare. Par « outils et technologies numériques », nous entendons :
- Les outils de collaboration. Utilisez ces outils pour favoriser la collaboration entre vos équipes réparties dans différent lieux. Pouvoir voir le statut des projets, même ceux auxquels ils ne contribuent pas forcément directement, permet aux employés d’avoir une meilleure perspective sur l’activité de leur entreprise et de constater que les tâches sont toutes complémentaires les unes des autres.
- Les outils de communication. Les outils de collaboration intègrent souvent des fonctionnalités de dialogue textuel interactif, ou chat, ou d’autres fonctions de communication. Toutefois, il arrive que les employés aient besoin de se parler de vive voix. C’est pourquoi, le fait de disposer des outils adéquats pour les échanges en tête-à-tête ou en groupe contribuera énormément à la cohésion de vos équipes.
- La productivité. Favorisez l’efficacité et le succès à l’échelle de l’entreprise, grâce à des outils permettant d’organiser les tâches, d’émettre des rappels ou tout simplement d’optimiser le fonctionnement des autres outils.
- Les outils de gestion de projet. Les outils collaboratifs sont particulièrement bien adaptés à la gestion de projets à petite échelle. En revanche, les gros projets mobilisant des équipes internationales auront besoin d’outils de gestion de projet plus robustes.
3. Communiquez régulièrement
Pour que les équipes distantes puissent être performantes, il est essentiel d’établir un plan de communication numérique efficace. Ceci étant dit, inutile d’abuser des bonnes choses : les équipes internationales doivent se garder de surcommuniquer.
Des communications répétées encourageraient la microgestion, ce qui serait à la fois inefficace pour le manager et frustrant pour les employés. De plus, les réunions trop fréquentes contribuent à épuiser l’une des ressources les plus précieuses : le temps.
Au lieu de cela, essayez d’envisager vos communications à travers le prisme de la confiance.
Du point de vue des personnes travaillant à distance, elles doivent comprendre la portée de leur travail et savoir que leur équipe soutiendra leurs efforts pour donner le meilleur d’elles-mêmes. De même, les managers ont besoin de temps pour prendre les décisions importantes qui influeront positivement sur l’évolution de leur département. Pour bénéficier de ce temps, ils doivent pouvoir se fier au travail en cours d’exécution au sein de leur équipe et n’intervenir que lorsque ce travail ne semble plus s’inscrire dans les objectifs poursuivis.
Des réunions et des points de contrôle judicieusement placés contribueront à instaurer une telle confiance.
Lorsque vous prévoyez vos différentes réunions, pensez à ce qui sera nécessaire à chaque équipe plutôt qu’à l’entreprise dans son ensemble. Si vous n’avez pas la certitude que vos réunions génèrent une quelconque valeur, faites appel à la méthode Goldilocks : faites-en un peu plus puis un peu moins, pour voir comment réagissent vos collaborateurs.
4. Faites un suivi des progrès
Après avoir clarifié les attentes et fixé des Indicateurs clés de performance (KPI), vous devrez les suivre attentivement. Une suggestion de Chris Christoff, développeur en chef de Monster Insights :
« Je suggère de créer une feuille de calcul dédiée aux KPI pour vos équipes. Ainsi, elles sauront quels objectifs elles doivent atteindre chaque trimestre. Indépendamment de leurs fuseaux horaires respectifs, nos collaborateurs savent ce que l’on attend d’eux et à quel moment nous nous réunissons chaque semaine. Si nous pouvons identifier instantanément qui s’en sort bien et qui a besoin d’aide, nous pourrons maintenir nos projets sur les rails tout en aidant nos collaborateurs à parfaire leurs compétences. »
Le suivi des progrès rend les employés redevables de leur travail et permet de s’assurer que tout le monde apporte sa contribution à la réalisation des projets et, par extension, aux objectifs généraux de l’entreprise.
5. Offrez des opportunités de rassemblement
Les équipes travaillant à distance peuvent parfois avoir la sensation de se trouver dans des bulles déconnectées les unes des autres. De plus, lorsque des collègues sont dispersés à travers le monde, et qu’ils ont parfois des cultures et des langues différentes, il peut être vraiment difficile de développer un esprit de corps.
Offrir aux collaborateurs distants des occasions d’interagir avec leurs collègues partout dans le monde, en dehors de tout contexte professionnel, peut être une bonne façon de favoriser une culture d’entreprise commune. Vous pouvez par exemple :
- Faire des exercices de renforcement d’équipe. Adaptez les exercices traditionnels de renforcement d’équipe au monde virtuel ; ou bien proposez des activités virtuelles de renforcement d’équipe expressément conçues pour votre équipe. Laissez aux membres de votre équipe le loisir de proposer des idées qui pourraient contribuer à mieux mobiliser les employés.
- Rencontres virtuelles. Les salles de repos virtuelles et rencontres en ligne sont autant de moyens d’apprendre à se connaître pour les membres de votre équipe et de se sentir davantage connectés au-delà des frontières.
- Visites virtuelles. Votre entreprise possède-t-elle des bureaux « en dur » ? Les visites virtuelles sont un bon moyen de faire découvrir vos bureaux à vos employés basés dans d’autres zones géographiques ou d’autres pays. Vous pouvez également donner l’autorisation à vos collaborateurs de présenter leur environnement de travail personnel, s’il le souhaitent.
- Réunions ponctuelles en présentiel. Les rencontres « physiques », ne serait-ce qu’une fois par an ou tous les deux ans, peuvent renforcer significativement l’esprit de corps au sein d’une équipe virtuelle.
Développer vos équipes internationales basées à l’étranger
Toute gestion réussie d’une équipe internationale délocalisée entraîne inévitablement le besoin de l’étoffer. Toutefois, si jamais vous trouvez des candidats de valeur dans un pays où votre entreprise n’a aucune filiale, leur recrutement pourra s’avérer quelque peu périlleux, en particulier du point de vue de la conformité juridique des RH et des opérations de paie.
Un employeur officiel (EOR) peut aider votre entreprise à s’y retrouver dans les méandres du droit local et vous permettre ainsi de recruter et d’intégrer les talents internationaux de votre choix, rapidement et sans risque de non conformité. L’EOR veille à la conformité des contrats établis, des avantages sociaux et des opérations de paie. Vous pouvez donc vous concentrer sur la gestion stricto sensu de vos collaborateurs internationaux et sur leur précieuse contribution au succès de votre entreprise, sans vous préoccuper du reste.
Pour en savoir plus sur les EOR, comme Safeguard et sa solution Global Employment Outsourcing (GEO) et sur ce que vous pouvez en attendre dans le cadre du développement de vos équipes internationales à l’étranger, contactez-nous dès aujourd’hui.
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