Le recours à un prestataire international peut représenter un moyen rapide de fédérer des talents sur de nouveaux marchés. Toutefois, cela n’est pas sans poser un important risque de non-conformité si vous n’êtes pas familiarisés avec le droit du travail local.
Voici quelques questions fréquemment posées afin de mieux comprendre les risques auxquels vous vous exposez lorsque vous gérez des prestataires indépendants à l’international.
Comment les prestataires indépendants basés à l’étranger doivent-ils être payés ?
La plupart des prestataires indépendants sont payés via des comptes fournisseurs, après avoir envoyé une facture directement à l’entreprise qui les emploie. Il incombe au prestataire indépendant de déclarer tous ses revenus et de s’acquitter du paiement de ses taxes.
Un stagiaire rémunéré peut-il être employé comme prestataire indépendant ?
Pas en règle générale. Le statut de stagiaire implique habituellement que la personne concernée n’a pas ou peu d’expérience et qu’elle a donc besoin d’être supervisée, accompagnée et formée pour réaliser son travail. Autant d’aspects qui les disqualifient en tant que prestataires indépendants.
Est-ce qu’un formulaire 1099 est nécessaire pour payer des prestataires indépendants basés hors des États-Unis ?
Généralement, le formulaire 1099 n’est pas exigé pour les prestataires indépendants travaillant hors des États-Unis. Toutefois, il peut être judicieux de demander au prestataire de remplir un formulaire IRS W-8BEN, attestant de son statut d’étranger non imposable aux États-Unis.
Un contrat de droit américain peut-il être utilisé pour des prestataires indépendants basés hors des États-Unis ?
Oui, les contrats de droit américain sont valables pour les prestataires étrangers. En revanche, ils devront inclure la langue et les clauses éventuelles spécifiques au pays du prestataire.
Les prestataires indépendants doivent-ils bénéficier de congés payés et de congés maladie ?
Généralement, non. Les prestations telles que les congés payés sont considérées comme relevant de la relation employeur/employés. Si des prestataires indépendants bénéficient de tels avantages, ils pourront être considérés comme des employés permanents et cela signifiera qu’ils ont fait l’objet d’une classification erronée. Toutefois, dans certains pays et certains cas, vous pouvez vous trouver dans l’obligation d’octroyer certains avantages. Le mieux est de vous renseigner auprès d’experts locaux afin de vérifier que l’emploi de votre prestataire indépendant est conforme.
Des retenues doivent-elles être effectuées sur le montant de la facture fournisseur du prestataire indépendant au titre de paiement de taxes ?
Non. C’est au prestataire indépendant de déclarer et de payer ses taxes. Une bonne pratique consiste à rappeler ce point dans le contrat de service signé avec le prestataire, afin qu’il s’acquitte de ses obligations fiscales.
Pendant combien de temps peut-on employer un prestataire indépendant ?
Les prestataires indépendants doivent être employés pour des projets spécifiques et pour une courte durée. Des règles spécifiques peuvent s’appliquer en fonction des pays, c’est pourquoi il convient de vous renseigner auprès d’un conseiller juridique.
Comment protéger la propriété intellectuelle lorsqu’un prestataire indépendant est impliqué ?
Le meilleur moyen de protéger votre droit de propriété intellectuelle est d’aménager une clause à cet effet dans votre contrat de service avec le prestataire indépendant, laquelle spécifiera sans la moindre équivoque possible que toute propriété intellectuelle impliquée dans le travail du prestataire appartient à votre entreprise.
Un prestataire indépendant peut-il détenir des actions ou bénéficier d’options sur titres de l’entreprise pour laquelle il effectue un travail ?
Oui, cela est généralement autorisé, sans interférer de quelque façon que ce soit avec le statut de travailleur indépendant du prestataire. Toutefois, il faudra veiller à ce qu’il n’y ait pas de conflits d’intérêts potentiels et à ce que cela ne laisse planer aucun doute quant à la propriété de l’entreprise.
Lorsqu’un prestataire indépendant a fait l’objet d’une classification erronée, combien d’années les autorités peuvent-elles prendre en compte pour une application rétroactive des pénalités ?
Les règles et les pénalités varient d’un pays à l’autre, mais il n’est pas rare qu’une société sanctionnée soit obligée de s’acquitter du paiement de pénalités portant sur plusieurs années, comprenant, entre autres, des arriérés de taxes, de primes d’assurance, de cotisations de retraite. Ce à quoi peuvent s’ajouter d’autres pénalités et, dans certains cas, des peines d’emprisonnement.
Que se passe-t-il lorsqu’un prestataire indépendant et un employé permanent travaillent sur le même site, à des postes similaires ?
Lorsque l’administration locale évalue la mauvaise classification du statut d’un travailleur, l’un des aspects qu’elle tente de déterminer en premier lieu est la manière dont les employés sont supervisés. Si vous supervisez des prestataires indépendants dans les mêmes conditions et sur le même site qu’un ou plusieurs employés permanent(s), cela semblera suspect au premier audit public et l’employeur s’exposera vraisemblablement à des sanctions pour classification erronée du prestataire indépendant.
Si vos prestataires indépendants travaillent au même endroit que vos employés, il pourrait être judicieux d’en faire des salariés permanents, afin d’éviter toute erreur de classification.
Si une ONG basée aux États-Unis recrute des prestataires indépendants internationaux pour qu’ils travaillent temporairement sur des programmes, par exemple, un prestataire français qui travaillerait au Bangladesh pour le compte d’une ONG américaine, cette ONG sera-t-elle tenue de se conformer au droit du travail français ?
Dès lors que ces prestataires indépendants auront obtenu tous les papiers et visas requis pour pouvoir travailler au Bangladesh, ils seront soumis au droit du travail et aux règles fiscales du Bangladesh. Toutefois, vous devrez quand même tenir compte du droit fiscal de leur pays d’origine concernant l’impôt sur le revenu. Pour connaître les dispositions spécifiques en la matière, le plus sage est de consulter un conseiller fiscal international.
Nous exigeons de nos employés qu’ils se conforment à certaines politiques, telles que celle relative à la protection des enfants, notre code de conduite, notre politique de protection contre l’exploitation et les abus sexuels, etc. Dans ce cadre, nous exigeons que ces politiques et codes soient approuvés et nous proposons des formations. Pouvons-nous exiger la même chose d’un prestataire indépendant ?
Oui, vous pouvez intégrer une clause dans votre accord de service avec votre prestataire pour lui demander de se conformer aux différentes règles et politiques de votre entreprise.
Quels types de vérifications permettent de déterminer si un prestataire indépendant a fait l’objet d’une classification erronée ?
Lorsque vous évaluez vos prestataires indépendants, demandez-vous comment ils sont payés, qui contrôle leur travail quotidien, s’ils bénéficient de ressources de l’entreprise et si vous êtes la seule entreprise pour laquelle ils travaillent. De plus, si vous avez un nombre élevé de prestataires indépendants dans un même pays, vous devrez vous renseigner afin de savoir si l’administration locale utilise ses propres critères, ou des critères supplémentaires, pour juger de la bonne ou mauvaise classification des employés.
Peut-on avoir des exemples d’entreprises ayant été sanctionnées pour mauvaise classification de leurs employés ?
- Égypte : Un tribunal a condamné 43 employés d’ONG.
- Australie : Une entreprise a dû payer un montant record de pénalités suite à la classification erronée d’employés.
- Europe : Le tribunal d’un pays de l’UE a rendu une décision stipulant que les prestataires indépendants ayant fait l’objet d’une classification erronée pouvaient réclamer des arriérés de congés payés.
Quels risques encourt une entreprise lorsqu’un prestataire indépendant qu’elle emploie ne s’acquitte pas du paiement de ses impôts ?
Cela dépend largement du pays dans lequel le prestataire indépendant travaille, mais il peut y avoir un risque pour l’entreprise si l’administration locale décrète que le prestataire indépendant aurait dû avoir un statut de salarié. S’il s’avère qu’il y a eu classification erronée, l’employeur pourra être condamné à payer les taxes, pénalités et amendes impayées.
Le fait de recourir à un prestataire indépendant basé dans un autre pays protège-t-il l’entreprise utilisatrice contre le risque d’établissement permanent ?
En principe, non. Il est possible que votre prestataire indépendant génère des revenus imposables pour votre entreprise et vous devrez les prendre en compte si vous ne voulez pas que votre entreprise soit considérée comme un établissement permanent. Si vos prestataires indépendants agissent comme des représentants de votre entreprise, l’administration du pays où ils sont basés pourra alors considérer que votre entreprise opère dans le pays et exiger d’elle les taxes afférentes à ce statut.
Quel est l’impact du RGPD sur mes relations avec les prestataires indépendants que j’emploie dans l’Union européenne ?
Tout dépend du type de travail que ces prestataires indépendants se verront confier et du type d’informations auxquelles ils auront accès. Si le prestataire indépendant doit consulter, stocker ou traiter de quelque façon que ce soit des données personnelles pour le compte de votre entreprise, les dispositions du RGPD s’appliqueront. Par exemple, si le prestataire est un fournisseur de services informatiques, il aura besoin d’accéder aux systèmes et dispositifs techniques de votre entreprise pour faire son travail. Cela qui signifie qu’il pourra potentiellement accéder à des données concernant vos employés, vos clients ou vos partenaires, auquel cas, le RGPD s’appliquera.
Qui est responsable des formalités migratoires à accomplir lorsqu’un prestataire indépendant doit effectuer un voyage d’affaires dans le cadre d’une mission ?
Les prestataires indépendants doivent se charger eux-mêmes de telles formalités. À défaut, si vous mettez à la disposition d’un prestataire indépendant des ressources de votre entreprise afin qu’elles soient utilisées dans le cadre de démarches migratoires, vous pourriez vous exposer à un risque de classification erronée de ce prestataire.
Quels sont les autres moyens disponibles pour se prémunir contre le risque de classification erronée d’employés lorsque l’on doit gérer des prestataires indépendants ?
Un employeur officiel, tel Global Employment Outsourcing (GEO), peut atténuer ces risques de classification erronée en convertissant vos prestataires indépendants en employés permanents. L’ employeur officiel, parfois appelé PEO international, recrute vos prestataires indépendants à votre place, en totale conformité avec la réglementation et les pratiques locales, ce qui vous permet de vous concentrer sur la gestion de leur travail au quotidien. Ainsi, vous bénéficiez de leurs services sans encourir le moindre risque ni endosser la moindre responsabilité en termes de RH.
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