Payer des prestataires étrangers : Ce que vous devez savoir pour éviter de prendre le moindre risque.

Que vous exploitiez une entreprise dans votre propre pays ou à l’étranger, vous aurez besoin de collaborateurs de qualité pour opérer avec succès. Toutefois, le fait de rémunérer ces collaborateurs en tant que prestataires indépendants peut s’avérer risqué si votre entreprise opère sur des marchés internationaux.

De nombreux facteurs doivent être pris en compte lorsque vous payez des prestataires indépendants, si vous souhaitez rester dans la légalité, minimiser vos frais d’exploitation et faire en sorte que vos prestataires de prédilection restent satisfaits de leur collaboration avec vous.

Pour payer des prestataires indépendants sans commettre d’erreurs, il est indispensable de maîtriser la législation fiscale et le droit du travail des pays dans lesquels vos entreprises opèrent.

Ce sont les aspects à privilégier lorsque vous évaluez la législation et la réglementation d’un pays étranger (et les obligations qui en découlent).

De quelle façon les employés sont-ils classifiés ? C’est le droit du travail du pays étranger qui doit définir ce qui constitue un prestataire indépendant et ce qui le distingue d’un salarié.

En général, lorsqu’une personne travaille pour un seul et même employeur depuis longtemps, elle est considérée comme étant salariée de l’entreprise et classifiée comme telle. Auquel cas, l’entreprise est tenue de lui verser un salaire, de lui offrir des avantages sociaux et de s’acquitter du paiement des taxes dues au titre de cet emploi.

Lorsqu’une personne travaille pour plusieurs entreprises en même temps, qu’elle contrôle son propre statut au regard de l’emploi, ou qu’elle travaille pour une seule entreprise, mais pendant une courte période, avant de collaborer avec une autre entreprise, elle sera généralement considérée comme un prestataire indépendant. Toute personne choisissant le statut de travailleur indépendant, devra répondre seule du respect ou du non respect de ses obligations en matière d’impôt sur le revenu.

Les pénalités infligées en cas de mauvaise classification d’un employé. Les pénalités fiscales peuvent rapidement s’additionner lorsqu’une entreprise américaine classe un collaborateur international dans la catégorie des prestataires indépendants alors que le droit local considère ce même employé comme un salarié.

Les pénalités fiscales les plus courantes infligées par l’administration fiscale d’un pays étranger en cas de mauvaise classification d’un employé consistent notamment à effectuer des retenues sur salaire au titre du paiement des arriérés fiscaux, suppression rétroactive des avantages sociaux ou des heures supplémentaires payées pour couvrir ces arriérés d’impôt. Dans certains cas, le simple fait de payer des prestations habituellement réservées aux salariés à temps complet telles que des congés payés, congés-maladie ou des indemnités de départ, à un prestataire indépendant peut entraîner le paiement d’amendes et de pénalités.

Gardez à l’esprit que les actions en justice pour mauvaise classification d’un employé ne sont pas toujours initiées par les services administratifs concernés du pays étranger. Il arrive parfois que les prestataires indépendants signalent eux-mêmes une entreprise aux autorités locales suite à une classification erronée de leur statut en tant qu’employé afin de recevoir le paiement rétroactif des salaires et avantages dont ils n’ont pas bénéficié jusque-là.

Documents contractuels. Aux États-Unis, les entreprises qui font appel à des prestataires indépendants demandent à ces derniers de remplir un formulaire IRS 1099, comme l’impose la législation fiscale du pays.

Les entreprises basées aux États-Unis qui paient des prestataires indépendants doivent demander à ces derniers de remplir un formulaire fiscal IRS W-8BEN, ce dernier attestant de leur statut d’étrangers aux yeux du gouvernement américain.

Lorsqu’elles font appel à un prestataire étranger, les entreprises doivent parfois s’assurer que ce prestataire indépendant déclare dument ses revenus à l’administration fiscale de son pays d’accueil. Il est également judicieux d’avoir un contrat avec un prestataire indépendant dans lequel seront rappelées les attributions professionnelles de ce dernier et les obligations fiscales qui en découlent.

Le risque d’établissement permanent . Si une entreprise internationale ne déclare pas son statut fiscal dans un pays étranger ni les revenus et la catégorie d’imposition de ses employés, les instances étatiques du pays, généralement via son administration fiscale se chargeront de qualifier elles-mêmes le statut de l’employé concerné en se basant sur les principes dits de « l’établissement permanent ».

Si l’administration fiscale locale décrète qu’une entreprise opère dans le pays de façon régulière et continue, elle pourra classer cette entreprise dans la catégorie des établissements permanents, et l’entreprise sera alors assujettie à l’impôt sur les sociétés et aux autres taxes s’appliquant aux statuts et revenus de l’entreprise, en sus de frais et pénalités s’il s’avère que l’entreprise présente un défaut de conformité.

Le risque d’établissement permanent est avant tout un risque lié à la fiscalité et à la conformité juridique. Toute entreprise internationale se doit de comprendre de quelle catégorie elle relève en tant qu’entreprise dans le pays étranger où elle opère , et doit également connaître toute la législation fiscale et les obligations de déclaration de revenus associées au statut d’établissement permanent.

Rien n’oblige les entreprises américaines à remplir un formulaire IRS 1099 pour payer un prestataire indépendant. Toutefois, comme cela est précisé plus haut, l’entreprise devra en revanche demander au prestataire indépendant de remplir un formulaire IRS W-8BEN qui attestera de son statut d’étranger.

Lorsqu’elles paient des prestataires indépendants étrangers, les entreprises internationales s’exposent à un risque substantiel si elles ne maîtrisent pas les subtilités du droit local en matière de fiscalité et d’emploi. C’est pourquoi  il est recommandé de bien se renseigner sur la conformité locale avant de procéder au moindre paiement.

Voici quelques méthodes fréquemment employées pour le paiement des prestataires étrangers.

Les virements internationaux. Les entreprises peuvent transférer de l’argent depuis leurs propres comptes bancaires pour payer un prestataire indépendant à l’étranger, via un réseau international de transfert d’argent (généralement SWIFT) connectant les établissements financiers les uns aux autres dans le monde entier.

Toutefois, les réglementations bancaires et les droits du travail varient selon les pays, et il est possible que certaines missions confiées à un prestataire indépendant ne puissent être payées par un transfert d’argent international.

De plus, les banques intermédiaires par lesquelles transitent l’agent des virements internationaux appliquent chacune des frais, auxquels viennent s’ajouter les fluctuations des cours de devises, ce qui ampute d’autant le montant d’un paiement effectué de pays à pays.

Les mandats internationaux ou chèques bancaires traditionnels. Les entreprises peuvent aussi commencer à payer les prestataires étrangers par mandats internationaux ou par chèque, mais cela a de nombreux inconvénients et reste risqué.

Avec les mandats, le traitement des transactions peut être lent et inefficace. Par exemple, l’expéditeur du mandat doit envoyer un collaborateur en personne afin qu’il achète le mandat dans un bureau de poste, une banque ou à un guichet Western Union ou équivalent.

Les mandats peuvent s’accompagner de prix prohibitifs et sont longs à traiter en raison de la transaction initiale « physique » (en personne) qu’ils impliquent. De plus, lors de la réception du mandat, le prestataire étranger doit aller le déposer physiquement sur son propre compte ou l’encaisser en se rendant physiquement à un guichet bancaire. En outre, les taux de change peuvent faire s’envoler les frais d’envoi de mandat supportés par l’expéditeur.

Les chèques n’impliquent pas de frais, si ce n’est les frais postaux nécessaires pour envoyer le chèque par courrier postal, mais ils voyagent lentement et risquent de rebuter de précieux prestataires qui pourraient trouver cette méthode de paiement trop lente et peu efficace.

PayPal ou un autre réseau de paiement en ligne. Au cours des dernières années, de nombreuses entreprises ont pris l’habitude de se tourner vers des services de paiement numériques tels que PayPal ou Xoom pour payer leurs prestataires internationaux.

Ces paiements sont relativement simples et rapides, car entièrement numériques, ce qui n’est pas le cas des mandats ou des paiements internationaux, qui peuvent nécessiter plusieurs jours de traitement. L’expéditeur comme le bénéficiaire doivent payer des frais et il est fréquent que les taux de change soient majorés avec les paiements numériques faits aux prestataires étrangers.

Cependant, l’utilisation de PayPal est restreinte, voire interdite, dans certains pays, ce qui en fait une option moins fiable en fonction du pays dans lequel une entreprise envisage de recruter des collaborateurs. Les entreprises s’exposent également à des risques de sécurité accrus avec cette méthode de paiement par rapport à un virement bancaire classique.

Travailler avec un employeur officiel. Même lorsqu’une entreprise fait son possible pour rester dans la légalité lorsqu’elle paie des prestataires internationaux, un risque subsistera toujours si elle ne maîtrise pas les subtilités du droit du travail du pays où se trouvent les prestataires.

En termes de sécurité, de conformité juridique et de protection financière, le fait de s’associer à un employeur officiel international peut considérablement réduire votre risque de non-conformité. Un employeur officiel tel que Global Employment Outsourcing (GEO), agit comme l’employeur officiel et juridiquement responsable de vos collaborateurs internationaux, ce qui vous permet de recruter, rémunérer et gérer des collaborateurs internationaux sans avoir à vous soucier des taxes et autres prélèvements dus au titre de ces emplois.

L’employeur officiel, parfois également assimilé à une société de portage salarial internationale (PEO), est chargé d’effectuer des paiements internationaux conformes à la loi aux personnes que vous avez recrutées dans le pays et de s’acquitter auprès de l’administration locale du paiement des taxes et des autres prélèvements obligatoires relatifs à ces emplois.

Avec GEO, vous avez l’assurance que vos collaborateurs internationaux seront payés rubis sur l’ongle, dans les délais prévus et dans la plus totale conformité avec l’ensemble de la législation locale. Parlez avec l’un de nos conseillers en solutions dès aujourd’hui pour découvrir ce que peut faire GEO pour éviter à votre entreprise tout risque de conformité lorsque vous rémunérez des prestataires indépendants à l’étranger.