En tant qu’employeur, vous avez pris la (sage) décision d’offrir une certaine flexibilité à vos employés concernant le choix de leur lieu de travail. Après tout, les gens travaillant à distance ont apparemment des taux de satisfaction au travail 32 % plus élevés que les autres. Or, les employés heureux sont aussi des employés plus productifs. Ils contribuent également à améliorer la rétention du personnel.
Mais que se passe-t-il lorsque, dans le cadre de votre politique de travail flexible, vos employés souhaitent véritablement travailler à distance ? À savoir, depuis un pays étranger.
Ceci est tout à fait faisable, mais il faudra dans ce cas tenir compte de certains aspects importants liés aux RH et à la paie et planifier en conséquence, sachant que les règles habituelles ne s’appliquent pas toujours aux nomades numériques.
Par exemple, si vous êtes aux États-Unis, cela signifie que votre entreprise opère dans les limites définies de certaines juridictions, au niveau de l’État comme au niveau fédéral. Ce qui vous permet facilement de déterminer à quelles administrations fiscales vous devez payer des impôts. Il existe des structures similaires dans d’autres pays. Mais que se passe-t-il lorsque votre entreprise est dans un pays et vos employés dans un autre ? Déterminer où et comment payer ses impôts peut alors devenir un vrai casse-tête.
Étudions plus en détail trois domaines auxquels il convient de porter une attention particulière quand vous décidez d’autoriser des employés à travailler depuis un autre pays.
1. Les règles d’obtention de visas
En règle générale, lorsque des gens arrivent dans un pays étranger pour y travailler, ils doivent obtenir un visa de travail mandaté par leur employeur. Toutefois, ce système a été conçu pour les gens qui immigraient dans un pays dans le but d’y travailler.
L’ère des nomades numériques a changé la donne.
Dans la plupart des cas, ces nomades numériques travaillent déjà pour une entreprise basée dans leur pays d’origine et décident de joindre l’utile à l’agréable en continuant à travailler tout en voyageant. Même s’ils envisagent de travailler, le motif de leur présence dans le pays est avant tout touristique, par conséquent, leur séjour est souvent couvert par un visa de tourisme.
Certains pays autorisent les étrangers à rester dans le pays avec un simple visa de tourisme tout en continuant à travailler pour un employeur situé dans un autre pays. Par exemple, Antigua et Barbuda, dans les Caraïbes, a même créé un programme spécial, avec le Programme de résidence des nomades numériques qui cible trois types d’employés auxquels est accordé un visa spécial. Mais ce n’est généralement pas la règle dans le reste du monde, c’est pourquoi, si vos employés envisagent de se rendre dans plusieurs pays, il est plus prudent de vous renseigner sur les conditions de délivrance des visas dans chacun des pays visités, afin de vous assurer que votre caution n’est pas imposée dans certains cas.
2. La fiscalité
Lorsqu’une entreprise commence à faire des affaires dans un pays étranger, elle est de facto soumise à la réglementation locale comme un établissement permanent. Ce qui signifie qu’elle doit normalement payer l’impôt sur les sociétés dans le pays concerné. C’est justement ce risque, appelé risque d’établissement permanent, qui rend les départements RH frileux à la perspective de laisser leurs employés travailler depuis un pays étranger.
Cela dit, qu’un employé travaille à distance ou dans un bureau, si ses activités se limitent strictement à travailler pour son pays d’origine, il y a peu de risques de voir une entreprise se retrouver dans l’obligation de payer des taxes dans un pays que son employé n’a fait que traverser. Toutefois, certaines activités des employés itinérants exposent leurs entreprises.
C’est le cas par exemple lorsque ces employés :
- Travaillent à l’étranger pour des filiales étrangères de leur entreprise ou pour des employeurs locaux ;
- Emploient, sollicitent ou sous-traitent à des travailleurs locaux ;
- Fournissent des services ou vendent des biens sur le marché local.
Par exemple, si l’un(e) de vos employé(e)s qui travaillent pour les ventes se constitue un réseau commercial local. Ou encore, si un directeur artistique habitué à travailler avec des indépendants sollicite l’aide de talents locaux.
Une solution consiste à prendre les devants en dotant votre entreprise d’une Politique de nomadisme numérique. Elle devra mettre en évidence les activités professionnelles qui sont admises au-delà des frontières et celles qui ne le sont pas. En outre, il est toujours bon de se sentir sur la même longueur d’onde que ses employés sur des sujets tels que :
- Les itinéraires ;
- La durée maximale des séjours dans les différents pays ;
- Les destinations à proscrire en raison de leurs règles fiscales complexes ou risquées.
Et qu’en est-il de la paie pour les employé(e)s qui travaillent à distance ? Les personnes travaillant depuis un pays étranger ne sont pas dispensées de continuer à payer des impôts dans leur pays d’origine. Et ce sauf si leur entreprise a déjà des opérations en place dans le pays concerné et que cela leur permet d’obtenir un visa de travail dans le cadre d’un contrat local. Le paiement de ces taxes sera alors supporté par les employés eux-mêmes, par déductions salariales.
3. Classification des employés
La complexité d’une situation fiscale peut amener employeur et employés en télétravail à envisager la conversion des nomades numériques en leur attribuant un statut de prestataires indépendants. Toutefois, ce n’est pas toujours la meilleure solution.
D’une part, les employés auront peut-être envie ou besoin de conserver leurs avantages sociaux (pour couvrir des frais dentaires ou économiser pour leur retraite). D’autre part, nombre d’employeurs souhaiteront conserver leurs employés permanents, ceux-ci étant à la fois ambassadeurs de la culture d’entreprise et gages de stabilité.
Cependant, le risque le plus important qu’il peut y avoir à convertir des employés permanents en prestataires indépendants est peut-être le risque de classification erronée des employés. Surtout si vos employés travaillent dans des pays dotés d’un droit du travail dont vous ignorez tout ou presque.
Certaines choses pourront vous aider à juger de la pertinence d’une conversion d’un employé en travailleur indépendant et savoir si ladite conversion vous expose à un risque de non-conformité. Or, le risque est réel dans les cas suivants :
- Si vous rémunérez votre employé(e) sur une base temporelle (base horaire, par exemple) plutôt qu’au projet ;
- Si vous permettez à votre employé(e) d’utiliser les ressources et outils de l’entreprise pour réaliser un travail ;
- Si l’employé(e) fournit des services exclusivement à votre entreprise ou sur une longue période ;
- Si le travail au jour le jour de votre employé(e) est supervisé par quelqu’un de votre entreprise.
Si vous vous trouvez dans un ou plusieurs des cas exposés ci-dessus, il y a de fortes chances pour que les autorités locales du pays dans lequel travaille votre employé(e) considèrent cette personne comme un membre de votre personnel et non comme un prestataire indépendant.
Les points clés à retenir sur la question du travail des employés depuis un autre pays
Pour nombre d’entreprises, il y a encore beaucoup à apprendre sur le travail de leurs employés depuis un autre pays. Mais comme cette pratique semble être là pour durer, autant savoir ce qu’elle implique en termes de RH. Le fait de pouvoir travailler de n’importe où va se banaliser, car c’est ce que veulent de plus en plus d’employés. De plus, les entreprises prennent conscience de l’avantage concurrentiel que leur confère cette souplesse.
Il existe de nombreux cas de figure dans lesquels les employés peuvent voyager avec des visas de tourisme tout en continuant à travailler à distance, tant que ces employés n’ont aucune interaction avec le marché du travail local (insistons encore une fois sur ce dernier point).
Toutefois, si l’entreprise qui emploie le travailleur ou la travailleuse itinérant(e) possède des opérations dans l’un des pays se trouvant sur son itinéraire de voyage, il convient de se renseigner sur le droit local, au cas par cas. Idem pour les employés qui projettent de rester dans un pays étranger au-delà des 90 jours généralement couverts par un visa de tourisme.
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